rybki

Siła ograniczeń

Większość ludzi Zachodu bardzo ceni sobie wolność i samodzielny wybór. Uważamy, że im więcej mamy możliwości, tym łatwiej wybierzemy tę właściwą. Często jest jednak dokładnie odwrotnie. Pisze o tym Barry Schwartz w książce Paradoks wyboru. Duża liczba opcji częściej wywołuje w nas paraliż decyzyjny niż nam ułatwia podjęcie dobrej decyzji. W tym wpisie pokażę, jak stawiając sobie sensowne ograniczenia, zwiększysz swoją efektywność.

Ograniczenia pobudzają kreatywność

Bardzo łatwo to zauważyć, jeśli da się grupie zadanie do rozwiązania i zabroni się wykorzystania najprostszych metod. Na szkoleniu z komunikacji często wykorzystuję ćwiczenie, w którym proszę uczestników, by wykonali różnego rodzaju polecenia:
a) ustawcie się od osoby najmłodszej do najstarszej
b) ustawcie się od osoby z największym rozmiarem buta do tej z najmniejszym
c) pogrupujcie się według koloru posiadanych oczu
d) pogrupujcie się według ulubionego rodzaju muzyki / sportu / literatury.

Te zadania byłyby banalne i wiele by uczestników nie nauczyły, gdyby nie ograniczenie, które daję grupie. Nie możecie ze sobą rozmawiać.

Kiedy komunikacja werbalna jest niemożliwa, ludzie zaczynają kombinować i odkrywają inne, bardziej kreatywne sposoby komunikacji. Używają palców, gestów, ruchów ciała i inspirują się otoczeniem. Zauważają nieoczywiste zależności, wysilają umysły do generowania nietypowych rozwiązań.

Gdyby nie mieli ograniczenia, najczęściej poszliby po najmniejszej linii oporu.

Ograniczenia ułatwiają podejmowanie decyzji

Kto z Was pamięta lekcje polskiego, na których trzeba było napisać wypracowanie na dowolny temat? Ja najczęściej zużywałem połowę dostępnego czasu na wybranie, o czym będę pisał. Tyle różnych tematów mnie pociągało, widziałem tak dużo możliwości, że trudno mi było się zdecydować.

Potwierdzają to badania naukowe. Klienci supermarketu, którzy za darmo degustowali 3 rodzaje pysznych dżemów, łatwo decydowali się na zakup całego słoika. Jeśli jednak dostępnych rodzajów było 13, prawie nikt ich nie kupował. Dlaczego? Bo dużo trudniej było wybrać, który będzie najlepszy.

Jak zauważa Mark Forster, światowy autorytet w dziedzinie zarządzania czasem, do efektywności potrzebujemy nie tylko uporządkowania, ale także kreatywności.

efektywność = kreatywność x zorganizowanie

Jeśli jesteś bardzo twórczy, ale Twoje zorganizowanie jest na zerowym poziomie – możesz mieć genialne pomysły, lecz nigdy nie wcielisz ich w życie.

Jeśli jesteś świetnie zorganizowany, ale brakuje Ci kreatywności i perspektywy, możesz cały dzień robić rzeczy, które nie mają większego znaczenia.

Jak więc można jednocześnie zwiększyć własną kreatywność i zorganizowanie?

Jednym z najlepszych sposobów, jakie znam, są właśnie:

sensowne ograniczenia

Co rozumiem przez sensowne? Takie, które:

(a) zabierają Ci możliwość skorzystania z najbardziej typowego, schematycznego rozwiązania, a w efekcie inspirują Cię do wymyślenia czegoś nowego i wartościowego.

(b) pomagają Ci uniknąć niekorzystnych zachowań lub zmuszają Cię do robienia tego, co warto.

Oto sensowne ograniczenia, które polecam Ci stosować:

1. Pojedyncze zakazy

Czasem trzymanie się jednej prostej reguły potrafi zmienić bardzo dużo.

1. Nie pij alkoholu podczas dnia pracy.

Dla osób pracujących na etacie, takie ograniczenie może wydać się żartem – choć nie wykluczam, że efektywność niektórych osób bardzo by wzrosła, gdyby trzymali się tego punktu.

Ta zasada nabiera jednak dodatkowego sensu, kiedy pracuje się samodzielnie (bez interakcji z innymi ludźmi), a tym bardziej z domu. Jedno piwko czy kieliszek wina w takiej sytuacji wygląda zupełnie niewinnie. Jednak często sprawia, że zaczynamy myśleć o innych rzeczach, łatwiej się rozpraszamy, dlatego takie ograniczenie może być bardzo przydatne.

2. Nie sprawdzaj skrzynki e-mailowej do 12:00.

Zaczęcie dnia od sprawdzenia, jakie maile otrzymaliśmy, jest jednym z najgorszych możliwych. Dlaczego? Bo zamiast świadomie kształtować swój dzień, zgodnie z ustalonymi priorytetami, już od początku zaczynamy działać reaktywnie – robić coś dla innych ludzi. Nawet jeśli nie przystąpisz od razu do odpisywania na maile, to jeśli dowiesz się, że 5 różnych osób, coś od Ciebie chce, zaczniesz myśleć o tym, kiedy się z tymi zadaniami uporasz. Osłabi to Twoją koncentrację i w efekcie Twoja efektywność mocno spadnie.

3. Nie pracuj z domu.

Zabronienie sobie pracy z domu (gdy tylko nie jest to konieczne ze względu na obowiązki domowo-rodzinne), było jedną z najlepszych decyzji, które podjąłem. Zamiast co chwilę walczyć z pokusami czyhającymi na mnie w moim mieszkaniu (gry, seriale, książki, miękkie łóżko, piękna Żona ; – ) przeniosłem się z pracą do kolegi, który również prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Dzięki temu żaden z nas się nie obija, nie ogląda sobie filmików na youtubie, bo głupio przy koledze, będąc w pracy się tak zachowywać.

Czasem jedno ograniczenie w zupełności Ci wystarczy. Zdarza się jednak, że potrzebujesz ich więcej lub że zamiast ograniczenia generalnego, potrzebujesz limitów na jeden dzień. Wtedy z pomocą przychodzą:

2. Listy NOT-TO-DO

Wszyscy znamy listy TO-DO, na których zapisujemy rzeczy, które w najbliższej przyszłości trzeba zrobić. Bardzo ciekawą koncepcją, zaczerpniętą z książki Do It tomorrow – Marka Forstera, jest  zapisanie czego robić na pewno NIE BĘDZIEMY:

Jutro nie będę:

1. odbierał telefonów do godziny 12:00

2. pracował podczas lunchu (i innych posiłków)

3. pracował dłużej niż do 18:00

4. pracował nad czymś innym niż Projekt X

5. otwierał swojej skrzynki pocztowej / odpisywał na maile

Dzięki określeniu wszystkich rzeczy, których nie będziemy robić, dużo łatwiej będzie nam się skoncentrować na tym, co najważniejsze. Z większą skutecznością oprzemy się pokusie rozproszenia czy wykonywania zadań, które pojawiają się spontanicznie.

3. Zamknięte listy zadań

Kolejna koncepcja, którą zaczerpnąłem z książki Do It Tomorrow – Marka ForsteraStandardowe listy zadań, które znamy, są otwarte. Co to oznacza?
a) w każdym momencie można do nich dopisać kolejne zadania
b) mają tendencje do rośnięcia (wydłużania się)
c) kolejność wykonania zadań jest istotna
d) oznaczenie wszystkich zadań z listy jako wykonanych jest niemożliwe lub bardzo trudne (ze względu na to, że ciągle dopisujemy kolejne)
e) są demotywujące  (przypominają pracę Syzyfa)

Czym są zamknięte listy zadań? To takie listy, na których w pewnym momencie rysujesz  na dole poziomą kreskę. Koniec. Więcej nie przyjmuję. Przynajmniej do momentu, aż uporam się z tymi zadaniami. W związku z tym, zamknięte listy charakteryzują się tym, że:
a) nie można do nich dodawać kolejnych zadań
b) mają tendencje do zmniejszania się (kurczenia się)
c) kolejność wykonania zadań nie jest istotna (bo i tak w krótkim czasie, np. jednego dnia, wszystkie zadania zostaną wykonane)
d) oznaczenie wszystkich zadań z listy jako wykonanych jest możliwe (i to bez szczególnego wysiłku)
e) są motywujące  (bo łatwo widać na nich postęp, zbliżanie się do końca)

 

4. Praca nie dłuższa niż 25 lub 50 minut pod rząd

Praca z przerwami przeważnie jest dużo efektywniejsza niż ciągła praca. Dlaczego? Bo:

a) nasz umysł najczęściej nie potrafi utrzymać koncentracji więcej niż 30-45 minut.
A gdy spada koncentracja, spada też efektywność
b) przerwy dają nam niezwykle cenną perspektywę. W ich trakcie możemy zaobserwować, że coś, co do tej pory robiliśmy, było bezsensowne. Lepiej jest stracić 25 lub 50 minut niż pół dnia, a bywa tak, że będąc zanurzeni w pracy nie potrafimy właściwie ocenić jej pożyteczności.

Więcej na ten temat znajdziesz we wpisie o Technice Pomodoro.

5. Zdefiniowany czas na wykonanie zadania

Gdy dasz sobie konkretny czas na wykonanie zadania, najlepiej taki, który będzie wymagał szybkiego tempa, najczęściej zajmie Ci ono znacznie mniej czasu niż gdybyś po prostu przystąpił do jego wykonania, bez nawet przybliżonego pojęcia, ile będzie trwało. Ograniczony czas motywuje Cię do szybkiej pracy, bez opóźnionego startu, bez rozproszeń i robienia innych (pilnych) zadań w trakcie.

Dowiesz się więcej na ten temat, czytając wpis o Prawie Parkinsona.

Wbrew intuicji ograniczenia stymulują kreatywność i uporządkowanie, a w efekcie także produktywność. Naucz się stawiać sobie mądre ograniczenia, które zabiorą Ci możliwość pójścia po najmniejszej linii oporu oraz powstrzymają Cię przed niekorzystnymi zachowaniami. Pozwoli Ci to osiągnąć dużo lepsze efekty niż dotychczas.

About admin

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *