ziemia

Jednodniowy bufor czasowy

Przełożenie o jeden dzień wykonania zadania lub podjęcia decyzji o zakupie może być dla Ciebie źródłem olbrzymich korzyści. Jak to możliwe? Które rzeczy warto przekładać, a co lepiej zrobić od razu? Dowiesz się o tym,  czytając dzisiejszy wpis.

Co masz zrobić dzisiaj, zrób pojutrze, będziesz mieć dwa dni wolnego.

Znasz takie wesołe powiedzenie? Mnie ono zawsze kojarzyło się z lenistwem lub w najlepszym wypadku z zadaniem budzącym duży opór. Jeszcze do niedawna nikomu nie poleciłbym odkładania wykonywania zadań. Teraz jednak uważam to za jedną z najskuteczniejszych strategii.

Poznałem ją dzięki Markowi Forsterowi i jego świetnej książce Do it Tomorrow! Zawiera ona dużo wartościowych strategii, które będę prezentował w kolejnych wpisach. Jednak ta tytułowa zrobiła na mnie spore wrażenie.

Aby lepiej zrozumieć zasadę Zrób to jutro przytoczę za Markiem Forsterem historię dwóch mechaników:

Józek Wszystkiewicz to świetny mechanik samochodowy. Potrafi naprawić najtrudniejszą usterkę. Nie zna się jednak na zarządzaniu sobą w czasie i prowadzi swój warsztat w całkowicie zdezorganizowany sposób. Kiedy dzwoni do niego klient i pyta, kiedy może przyjechać ze swoim autem do naprawy, Józek mówi – przyjedź, kiedy tylko chcesz. W okolicy warsztatu Józka stale stoi 10 samochodów w różnym stadium naprawy. Pracuje trochę nad jednym samochodem, potem przechodzi do kolejnego. Kiedy któryś z klientów dzwoni i mówi, że potrzebuje szybko mieć naprawione auto, Józek pod wpływem telefonu zaczyna zajmować się tym właśnie samochodem. Przynajmniej do czasu telefonu kolejnego Klienta. Jednego dnia Józek może naprawiać nawet 10 aut. W efekcie tego Józek często zapomina, co dokładnie miał naprawić w którym samochodzie, a klienci na odbiór pojazdu czekają nieraz kilka tygodni.

Michał Pokolejny też ma swój warsztat samochodowy, w tych samych rejonach co Józek. Pracuje jednak w zupełnie inny sposób. Gdy Klient do niego dzwoni, Michał rezerwuje mu określony dzień i godziny na naprawę auta i każe wtedy przyjechać. Wie ile samochodów czeka w kolejce na konkretne dni i ile czasu średnio zajmuje jedna naprawa. Skrzętnie notuje wszystko, co ma być naprawione w aucie i w swojej pracy posługuje się checklistą, by pamiętać o wszystkich czynnościach.

Różnice w sposobie działania dwóch biznesmenów podsumowuje tabelka

Józek Wszystkiewicz Michał Pokolejny
nie zdefiniował żadnych limitów posługuje się wieloma limitami
reaguje na cokolwiek, co przykuje jego uwagę nie daje się łatwo rozproszyć
pracuje nad wieloma zadaniami jednocześnie wykonuje tylko jedno zadanie na raz
nie ma pojęcia, ile pracy jest w stanie wykonać podczas jednego dnia wie dokładnie, ile może zrobić jednego dnia
żadnego dnia nie wykonuje wszystkich zadań do końca każdego dnia wykonuje wszystkie zadania, które sobie zaplanował

Wielu z nas może się z politowaniem uśmiechnąć, czytając jak pracuje Józek. Przynajmniej do momentu, kiedy nie uświadomimy sobie, że często działamy w podobny sposób. Mamy swoje plany, jednak kiedy przychodzi szef i zrzuca na nas listę zadań lub dzwoni ważny klient, często mamy tendencję do rzucania wszystkiego i zajęcia się tą najświeższą sprawą. Jest to szczególnie kuszące, kiedy zadanie wydaje się małe, można je wykonać w 5-10 minut i mamy je z głowy. Problem jednak polega na tym, że niewinne zadania potrafią się znacznie wydłużyć i zająć sporą część naszego dnia pracy lub skutecznie wybić nas z właściwego rytmu pracy, jeśli co godzinę pojawia się nowe.

Rozwiązanie tego problemu jest bardzo proste. Powinniśmy działać bardziej jak Michał. Przyjmować wszystkie zadania od szefa czy klienta i mówić, że jak najbardziej je wykonany, ale zrobimy to jutro (lub w kolejny dzień, jeśli plan na jutro mamy już wypchany po brzegi).

Oczywiście, nie ma problemu, jutro będziesz miał to zrobione.

Tak, jak najbardziej, zdobędę dla Pana tę informację i jutro do Pana zadzwonię.

– Tak, chętnie odpowiem na Państwa zapytanie ofertowe. Jutro prześlę do Was ofertę.

Jak myślisz, z jakimi reakcjami spotykam się, gdy wypowiadam takie kwestie?

W 80% przypadków moi klienci czy współpracownicy są zadowoleni. Jeden dzień reakcji to ponadprzeciętnie dobry wynik.

20% osób próbuje negocjować: A czy nie dałoby się dzisiaj?

Wtedy ze spokojem odpowiadam: Niestety, mam już zaplanowane zadania do końca tego dnia. Najszybciej jutro mogę się tym zająć.

Na ok. 100 rozmów przeprowadzonych w podobny sposób ani jedna osoba specjalnie nie marudziła i chętnie przystawała na jutro jako termin realizacji.

Ważne jest jednak, by faktycznie zrobić to jutro. Nie za tydzień, nie za dwa dni, ale następnego dnia po rozmowie. Jakie korzyści daje taka postawa?

1. Budujemy wizerunek asertywnego, dobrze zorganizowanego profesjonalisty, który umie wyznaczać granice, ma świadomość tego, co i kiedy może zrobić oraz potrafi mówić nie. Takie osoby budzą zaufanie i częściej dostają zlecenia.

2. Dajemy sobie jednodniowy bufor czasowy, który pozwala nam zaplanować czas zrobienia zadania oraz zgrupować podobne ze sobą  i wykonać je hurtowo.

Zamiast wchodzić na skrzynkę pocztową co 20 minut i odpisywać na pojedyncze maile, dużo lepiej jest zaczekać jeden dzień, aż zbierze się ich konkretna ilość i odpisać na wszystkie za jednym zamachem.

Zamiast mieć cały czas włączony telefon i rozpraszać się rozmowami, często z osobami, które próbują nam wcisnąć coś, czego zupełnie nie potrzebujemy, lepiej jest pracować w pełnym skupieniu i raz na dwie godziny przeznaczyć 15 minut na oddzwanianie.

Jeśli wykonujemy kilka podobnych zadań w jednej serii, wykonanie każdego z nich zajmie nam coraz mniej czasu (aż do pewnego krytycznego momentu). W momencie kiedy wejdziemy w wir pracy, przestajemy myśleć o tym, czy to zadanie jest trudne i budzi opór, tylko po prostu je robimy.

Dodatkowa korzyść z jednodniowego buforu czasowego, to możliwość podjęcia świadomej decyzji kiedy będziemy się tym zadaniem zajmować i czy w ogóle będziemy je robić. Oczywiście jeśli wczoraj obiecaliśmy komuś, że dzisiaj będzie coś zrobione, powinniśmy dotrzymać słowa. Jeśli jednak chodzi o zadania, które sami sobie zleciliśmy, sytuacja wygląda zupełnie inaczej. Bardzo to przypomina robienie zakupów.

Jedna z najlepszych strategii, która pozwala ograniczyć do minimum impulsywne zakupy to odłożenie decyzji o kupnie o 1 dzień. Widzisz wspaniałe szkolenie, które może zmienić Twoje życie w promocyjnej cenie 300 zł. Kusi Cię, żeby kliknąć i kupić. Jeśli jednak odłożysz decyzję o zakupie o 1 dzień, łatwo możesz dojść do wniosku, że nie jest Ci ono niezbędne w tym momencie. Możesz też poszukać w internecie innych ofert i okaże się, że podobne szkolenie jest dostępne za 150 zł. Jednodniowy bufor pozwoli Ci znaleźć lepszą ofertę lub pozwoli Ci ochłonąć i samemu się przekonać, że jednak tak bardzo tego nie potrzebujesz.

Dokładnie tak samo jest w przypadku zadań, które dzisiaj wymyśliliśmy. Często wydają nam się bardzo ważne lub pilne. Ale wystarczy kilka godzin, a nabieramy odpowiedniego dystansu. Z nowej perspektywy jesteśmy w stanie o wiele lepiej oszacować na ile to zadanie faktycznie godne jest naszej uwagi.

Istotne jest też to, że w momencie dokładania nowych zadań na dzisiaj, sypie się cały nasz plan. Nie będziemy w stanie zrobić wszystkiego, co zaplanowaliśmy, jeśli przez najbliższe dwie godziny będziemy musieli zająć się czymś, co dopiero się pojawiło. W efekcie żadnego dnia nie wykonany swojej listy do końca, będziemy ciągle przerzucać zadania z jednego dnia na drugi. Co wiąże się z obniżeniem motywacji i wiary w siebie. A wystarczy trzymać się swojego planu, przychodzące zadania przekierowywać na jutro i możemy każdego dnia wychodzić z pracy z czystą listą dziennych zadań i szerokim uśmiechem. Poniżej prezentuję zestawienie różnic pomiędzy tradycyjnym podejściem, a Zrób to jutro.

Różnice w sposobie pracy

normalny tryb pracy

zasada Zrób to jutro
używanie otwartych list zadań

używanie zamkniętych list zadań

wykonywanie nowych zadań w sposób losowy

wykonywanie nowych zadań w sposób zaplanowany i systematyczny

duża liczba zakłóceń, częste wybijanie sięz rytmu pracy

minimalna liczba zakłóceń, praca ze skoncentrowaną uwagą
planowanie dnia jest trudne (ze względu na dużą liczbę nowych elementów i zajmowanie się nimi)

planowanie dnia jest łatwe (da się trzymać swojego planu)

trudno jest znaleźć źródło problemu, w efekcie trudności pozostają

łatwo zdiagnozować problem i jemu zaradzić, gdy coś nie działa

żadnego dnia nie kończy się wszystkich swoich zadań, często przerzuca się zadania na kolejny dzień

każdego dnia można z powodzeniem wykonać wszystkie zadania

Niech Twoją wyjściową odpowiedzią na pojawiające się zadania będzie: Zrobię to jutro. Bez względu czy sam sobie zlecasz zadania, robi to szef lub klient. Oczywiście, że w nagłych przypadkach jednak trzeba będzie zrobić to dziś, ale prawdziwych kryzysów i awarii jest naprawdę niewiele. Korzystając z jednodniowego bufora czasowego będziesz w stanie wykonywać zadania w sposób zaplanowany (a nie losowy) oraz grupować je ze sobą. A to doskonały sposób na zaoszczędzenie czasu i bardziej skoncentrowaną pracę.

About admin

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *