czas podróż

Jak znaleźć czas?

Tourist on the road

Czy Twój czas jest wypełniony zadaniami aż po brzegi?  Pracujesz po 8-10 godzin dziennie, a i tak nie wyrabiasz się z wszystkimi zadaniami? Albo żyjesz w ciągłym stresie, czy uda Ci się wyrobić się w terminie? Jeśli tak, najwyższa pora z tym skończyć. W tym wpisie pokażę, jak to zrobić.

 

Jak już nie az wspominałem:  Czas nie jest problemem. Czas po prostu jest.

Jak mówi Mark Forster, autor rewelacyjnej książki Do it Tomorrow: 

nie jesteśmy w stanie wypriorytetyzować się
z problemu nadmiaru pracy

Żaden system wyznaczania priorytetów i zarządzania sobą w czasie Ci nie pomoże, jeśli masz dużo więcej pracy, niż jesteś w stanie fizycznie wykonać. Przypomnę Ci metaforę, którą posługiwałeś się we wcześniejszym wpisie, która w tym kontekście jest szalenie istotna.

Wyobraź sobie, że potrafisz płynnie żonglować trzema piłkami. Przy czterech piłkach czasem Ci się uda złapać wszystkie, a czasem nie. Zaś przy pięciu i więcej piłkach wszystkie zlatują Ci na ziemię. Zauważ, że to nie jest tak, że dokładając kolejną piłkę, dalej świetnie żonglujesz trzema pierwszymi, a jedyny problem jest z czwartą, piątą czy kolejnymi. Zwiększając liczbę piłek sprawiasz, że nawet żonglowanie tymi trzema, które opanowałeś do perfekcji się sypie.

Podobnie jest z projektami i zobowiązaniami. Jest taka liczba do której świetnie sobie radzimy. Potem jest jeszcze przedział do którego ledwo dajemy radę. A potem jest liczba, przy której zawalamy wszystkie projekty.

Jaka to liczba? Z pewnością każdy człowiek ma swoje wartości przy których radzi sobie świetnie, z problemami i wcale. Ważne jest, by zdawać sobie z tego sprawę i jeśli aktualnie jesteś powyżej tej pierwszej wartości, zmniejszyć liczbę projektów, w które się zaangażowałeś.

Możesz jednak odzyskać swój czas, wykonując kilka prostych kroków:

1. Wypisz wszystkie zobowiązania – zarówno te związane z pracą, jak i z życiem rodzinnym, osobistym i rozwojem hobby. Rozbij grupy zadań (np. wykonywanie zadań w pracy) na pojedyncze elementy (np. tworzenie ofert, branie udziału w spotkaniach, wykonywanie telefonów, tworzenie strategii itp.).

Weź pod uwagę wszystkie stałe zadania, te które wykonujesz:

  • codziennie (odpisywanie na maile, odbieranie telefonów)
  • cotygodniowe (spotkania zespołu, planowanie tygodnia)
  • comiesięczne (płacenie rachunków, tworzenie raportów)

Przypatrz się dokładnie projektom, które realizujesz i rozpisz je na poszczególne grupy zadań.

2. Wpisz jedną z rzymskich cyfr przy każdym zadaniu czy zobowiązaniu, gdzie I będzie oznaczać najistotniejsze zobowiązanie, a kolejne liczby te coraz mniej ważne.

3. Napisz ile godzin tygodniowo potrzebujesz, by wykonać to zobowiązanie na wystarczająco dobrym poziomie – takim, który Ciebie by satysfakcjonował.

4. Zsumuj łączny czas wszystkich zobowiązań.

5. Zastanów się, jaką ilością czasu dysponujesz w ciągu tygodnia.

W moim przypadku jest to 60 godzin. Zakładam, że od poniedziałku do piątku mogę wygospodarować 10 godzin dziennie na wykonywanie wszystkich zadań. W sobotę przeznaczam na zadania 6 godzin, a w niedzielę 4 godziny.

Jeśli jednak chcesz mieć weekendy tylko dla siebie, proponuję założyć, że dysponujesz 50 godzinami tygodniowo.

6. Porównaj wartość czasu Twoich zobowiązań z ilością godzin tygodniowo które masz.

Klienci, z którymi pracowałem, prawie zawsze mieli wyższą wartość zobowiązań niż wartość posiadanego czasu. W jednym przypadku było to nawet dwukrotnie więcej. Piotr miał do dyspozycji 50 godzin tygodniowo, a na wykonywanie wszystkich zobowiązań na wystarczająco dobrym poziomie potrzebował aż 100 godzin. Nic więc dziwnego, że non-stop był przepracowany i z wieloma rzeczami nie był w stanie się wyrobić. Po zrobieniu tego ćwiczenia odkrył źródło swoich problemów i w dużej mierze się od niego uwolnił, poprzez zmniejszenie liczby zobowiązań.

Jeśli u Ciebie również liczba godzin potrzebnych do wykonania zadań przewyższa dostępny czas, masz 3 możliwości:

a) świadomie zrezygnuj z części zobowiązań – przestań chodzić na spotkania organizacji, do której należałeś. Przestań udzielać się na forum internetowym, czytać 5 różnych blogów branżowych. Wyeliminuj te zobowiązania, które oceniłeś najniżej.

Nawet jeśli do czegoś się przed kimś zobowiązałeś, zawsze warto porozmawiać z tą osobą na ten temat. Często szczera rozmowa, podczas której pokażesz, że nie jesteś w stanie wykonać danego zadania wystarcza. Ludzie rozumieją, że sytuacja dynamicznie się zmienia i wolą z góry wiedzieć, że nie dasz rady czegoś zrobić niż dostać od Ciebie pracę o niskiej jakości, którą i tak będą musieli poprawiać.

b) zawieś zobowiązania – zamiast całkiem z czegoś zrezygnować, możesz czasowo zawiesić pracę nad jednym z projektów.

Sam mam 20 projektów, którymi chciałbym się zająć, jednak mam dość czasu, by pracować tylko nad 4 z nich. Pozostałe czekają na liście rezerwowej. Jak tylko skończę jeden z projektów, wtedy mogę zająć się kolejnym.

c) zdeleguj zobowiązania – jeśli Twój czas zabierają zadania, które może wykonać ktoś inny, bez dużego uszczerbku na jakości, zdeleguj je.

Znajdź pracownika bądź firmę, która zrobi to za Ciebie. A zaoszczędzony czas wykorzystaj na zadania, w których możesz wykorzystać pełnię swojego potencjału. Jeśli godzina Twojej pracy warta jest 50 zł, a dane zadanie może wykonać równie dobrze ktoś inny, pracując za 25 zł za godzinę – zleć mu je. Na każdej godzinie pracy nad tym zadaniem zaoszczędzisz 25 zł.

Eliminuj, zawieszaj i deleguj zobowiązania tak długo, aż dojdziesz do zobowiązań zajmujących 50 godzin tygodniowo (lub innej wartości czasu, którą masz do dyspozycji). W ten sposób znajdziesz czas na to, co najistotniejsze.

Aby uwolnić się od nadmiaru obowiązków nie wystarczy, że rzetelnie wykonasz to ćwiczenie i pozbędziesz się balastu. Bardzo ważne, by podczas następnych tygodni, nie dociążyć swojego balonu zadaniami do tego stopnia, że spadnie z hukiem na ziemię.

Nie znaczy to oczywiście, że jeśli przyjdzie do Ciebie Klient, który chce Ci dać olbrzymie zlecenie powiesz mu: Bardzo mi przykro, ale nie mam kiedy się tym zająć. Proszę się zgłosić za 2 miesiące, jak zakończę jeden ze swoich projektów.

Możesz przyjąć kolejne zlecenie (zobowiązanie), jeśli jest ono dla Ciebie bardziej opłacalne niż dotychczasowe lub szef tak Ci każe. Ważne jest jednak, by w momencie przyjmowania nowych obowiązków, podjąć świadomą decyzję, które z dotychczasowych wyeliminujesz, zawiesisz lub zdelegujesz. Jeśli jesteś pracownikiem – porozmawiaj na ten temat z przełożonym. Powiedz: Dobrze Szefie, mogę się tym zająć. Powiedz mi tylko proszę, które z dotychczasowych zadań mogę zawiesić na czas pracy nad tym zadaniem?

Bądź strażnikiem swojego czasu. Naucz się mówić Nie. Jeśli jesteś zajętym człowiekiem, który ma więcej wartościowych projektów do zrealizowania niż czasu, niech Nie stanie się Twoją domyślną odpowiedzią. Gdy Ty zaczniesz szanować swój czas, ludzie też zaczną to robić.

Pamiętaj, że nie można się wypriorytetyzować z problemu nadmiaru pracy. Jedyny sposób, by wyeliminować stres ze swojego życia i zacząć się z wszystkim wyrabiać, to zmniejszenie liczby zobowiązań. Możesz to zrobić rezygnując z części zadań, zawieszając je lub delegując.

About admin

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *